Mikä on Order-to-Cash-prosessi
Order-to-Cash (O2C) on päästä päähän -prosessi, joka alkaa asiakkaan tarjouspyynnöstä tai tilauksesta ja päättyy siihen, että maksu on kirjattu. Se kulkee usean yksikön läpi: myynti, asiakaspalvelu, toimitus, laskutus ja perintä.
Koska prosessi ylittää organisaation rajat, kukaan ei yleensä omista sitä kokonaan. Jokainen yksikkö optimoi omaa osuuttaan, ja viive kasautuu vaiheiden väliin.
Order-to-Cash-prosessin vaiheet
Tyypillinen Order-to-Cash-prosessi etenee näin:
- Tarjous ja hinnoittelu: ehdot, hinnat ja alennukset sovitaan asiakkaan kanssa.
- Tilauksen vastaanotto ja tarkistus: tilaus kirjataan, luottoraja ja saatavuus tarkistetaan.
- Toimitus: tuote tai palvelu toimitetaan, ja toimitus vahvistetaan.
- Laskutus: lasku muodostetaan tilauksen ja toimituksen tiedoista.
- Maksun seuranta ja perintä: suoritukset kohdistetaan ja myöhästyneet laskut käsitellään.
- Reklamaatiot ja hyvitykset: poikkeamat ratkaistaan ja kirjataan.
Missä Order-to-Cash tyypillisesti katkeaa
- Myynti lupaa ehtoja, joita toimitus ei pysty täyttämään eikä talous laskuttamaan sellaisenaan.
- Asiakas-, nimike- ja hintatiedot eroavat CRM:n, ERP:n ja laskutuksen välillä, joten laskuja korjataan käsin.
- Luottoriskin merkit näkyvät taloudelle, mutta myynti ei saa niitä ajoissa.
- Reklamaatioille ei ole selvää omistajaa, joten hyvitykset venyvät ja syövät katetta.
Miten kehitämme Order-to-Cash-prosessia
Aloitamme todellisesta tilausvirrasta, myös järjestelmän ohi tehtävistä työtavoista. Käytössä on haastatteluja, työpajoja ja tarvittaessa prosessilouhintaa ERP:n tapahtumadatasta.
Sen jälkeen sovimme päätösoikeudet hintapoikkeuksille, luottopidoille ja reklamaatioille, määrittelemme yhteiset perustiedot järjestelmien välille ja rakennamme mittarit, joilla muutosta seurataan. Toimintamalli on järjestelmäriippumaton, joten se toimii pohjana myös ERP-valinnalle.
Order-to-Cash-prosessin mittarit
| Mittari | Mitä se kertoo |
|---|---|
| DSO (myyntisaamisten kiertoaika) | Kuinka monta päivää myynnistä kestää ennen kuin raha on tilillä. |
| Tilauksesta laskuun -aika | Kuinka nopeasti toimitus muuttuu laskuksi. |
| Kerralla oikein laskutetut | Kuinka suuri osa laskuista menee läpi ilman korjauksia tai hyvityksiä. |
| Reklamaatioiden läpimenoaika | Kuinka kauan poikkeaman ratkaiseminen kestää. |