Prosessien automatisointi, joka kestää arjessa
Automaatio tuottaa hyötyä, kun kohteet on valittu laskelmalla, prosessi on ensin suoraviivaistettu ja ratkaisulla on omistaja. Tältä sivulta löydät käytännön etenemismallin.
Mitä prosessien automatisointi on
Prosessien automatisointi tarkoittaa toistuvien työvaiheiden siirtämistä ohjelmiston hoidettavaksi. Tieto liikkuu järjestelmien välillä ilman näppäilyä, sääntöpohjaiset päätökset syntyvät koneellisesti ja ihmiselle jäävät poikkeukset sekä harkintaa vaativat tapaukset.
Hyöty näkyy kolmella tavalla: työaikaa vapautuu, läpimenoaika lyhenee ja virheiden määrä laskee. Suurin vaikutus syntyy yleensä siitä, että työ ei enää odota ihmisen käsittelyvuoroa.
Vaikein osuus on valinta. Automatisoinnin arvo ratkeaa siinä, mitkä kohteet valitaan ja missä järjestyksessä ne toteutetaan, ei siinä kuinka montaa automaatiota on rakennettu.
Etenemismalli
Kuusi vaihetta kohteiden valinnasta tuotantoon
- 01
Tunnista automatisoinnin kohteet
Parhaat kohteet ovat toistuvia, sääntöpohjaisia ja määrältään suuria työvaiheita. Kartoitus kannattaa tehdä yhdessä työn tekijöiden kanssa, koska suurin osa käsityöstä ei näy prosessikaaviossa.
- 02
Laske hyöty ennen työkalun valintaa
Jokaiselle kohteelle lasketaan säästyvä työaika, virheiden väheneminen ja vaikutus läpimenoaikaan. Laskelma ratkaisee järjestyksen, ei se mikä teknologia on juuri nyt esillä.
- 03
Suoraviivaista prosessi ensin
Turhat hyväksynnät ja päällekkäiset tarkastukset poistetaan ennen automatisointia. Muuten automaatio vain nopeuttaa tarpeetonta työtä ja tekee siitä vaikeammin muutettavaa.
- 04
Valitse tekniikka tehtävän mukaan
Integraatio, työnkulkualusta, ohjelmistorobotiikka ja tekoälyavusteinen käsittely ratkaisevat eri ongelmia. Valinta tehdään tapauskohtaisesti, ei yhden alustan ehdoilla.
- 05
Pilotoi tuotannossa rajatusti
Ensimmäinen automaatio viedään tuotantoon yhdellä rajatulla joukolla tapauksia. Poikkeukset ja virhetilanteet paljastuvat vasta oikealla datalla ja oikeilla käyttäjillä.
- 06
Varmista ylläpito ja omistajuus
Automaatiolla on omistaja, valvonta ja dokumentoitu toipumismalli. Ilman näitä ratkaisu rapautuu hiljaa, kun järjestelmät tai säännöt muuttuvat.
Mistä hyöty yleensä syntyy
- Tiedon siirto järjestelmien välillä
- Suuri osa käsityöstä on tiedon kopiointia järjestelmästä toiseen. Integraatio tai työnkulku poistaa sekä työvaiheen että siihen liittyvät näppäilyvirheet.
- Sääntöpohjaiset päätökset ja hyväksynnät
- Kun hyväksymissääntö voidaan kirjoittaa auki, se voidaan myös automatisoida. Ihmiselle jäävät poikkeukset, ei rutiini.
- Dokumenttien ja viestien käsittely
- Tilaukset, laskut ja hakemukset saapuvat vapaamuotoisina. Tietojen poiminta ja luokittelu hoituvat koneellisesti, kun tarkistuspiste jää loppuun.
Vältä nämä
Yleisimmät sudenkuopat
Automatisoidaan prosessi, jota ei ole ymmärretty.
Ilman nykytilan faktoja automaatio rakennetaan sen varaan, miten työn kuvitellaan etenevän.
Työkalu valitaan ennen kohteita.
Alusta hankitaan ensin, ja sen jälkeen etsitään käyttötapauksia, jotka perustelisivat hankinnan.
Poikkeuksia ei ole mietitty loppuun.
Automaatio kaatuu ensimmäiseen tapaukseen, joka ei mahdu sääntöihin, ja työ palaa käsin tehtäväksi.
Ylläpito jää nimeämättä.
Kun järjestelmä päivittyy, rikkoutunutta automaatiota ei korjaa kukaan, koska omistajaa ei ole.
Hyötyä ei mitata käyttöönoton jälkeen.
Ilman ennen ja jälkeen -lukuja seuraavaa investointia on vaikea perustella johdolle.
Käyttäjät kuulevat muutoksesta vasta lopuksi.
Automaatio muuttaa työnkuvia. Jos siitä ei puhuta ajoissa, ratkaisu kierretään.
Miten Flovio automatisoi prosesseja
Aloitamme kohteiden tunnistamisesta ja hyötylaskelmasta, emme alustasta. Nykytila selvitetään substanssiosaajien kanssa ja mahdollisuuksien mukaan järjestelmädatasta, jolloin volyymit ja poikkeamat perustuvat lukuihin.
Toteutus etenee yksi rajattu kokonaisuus kerrallaan. Jokaiselle automaatiolle sovitaan omistaja, valvonta ja mittari, jotta hyöty on todennettavissa ja ratkaisu pysyy toiminnassa myös järjestelmämuutosten jälkeen.
Kysymykset
Usein kysytyt kysymykset
Mitä prosessien automatisointi tarkoittaa?
- Prosessien automatisointi tarkoittaa toistuvien työvaiheiden siirtämistä ohjelmiston hoidettavaksi. Käytännössä tieto liikkuu järjestelmien välillä, sääntöpohjaiset päätökset tehdään koneellisesti ja ihmiselle jäävät poikkeukset sekä harkintaa vaativat tapaukset.
Mitkä prosessit kannattaa automatisoida ensin?
- Ensin kannattaa automatisoida toistuvat, sääntöpohjaiset ja volyymiltaan suuret vaiheet, joiden nykytila on vakaa. Hyviä kohteita löytyy tyypillisesti ostolaskujen käsittelystä, tilausten syötöstä, perustietojen ylläpidosta ja raportoinnin koonnista.
Mitä eroa on ohjelmistorobotiikalla ja integraatiolla?
- Ohjelmistorobotiikka jäljittelee ihmisen työtä käyttöliittymässä ja sopii tilanteisiin, joissa rajapintaa ei ole saatavilla. Integraatio siirtää tiedon suoraan järjestelmien välillä ja on lähes aina kestävämpi ratkaisu, kun rajapinta on olemassa.
Kuinka paljon prosessien automatisointi maksaa?
- Kustannus muodostuu selvityksestä, toteutuksesta, lisensseistä ja ylläpidosta. Yksittäinen rajattu automaatio on tyypillisesti muutaman viikon työ, ja takaisinmaksuaika lasketaan säästyvästä työajasta sekä virheiden vähenemisestä ennen päätöstä.
Miten tekoäly muuttaa prosessien automatisointia?
- Tekoäly laajentaa automatisoinnin vapaamuotoiseen tietoon, kuten dokumentteihin ja viesteihin, joita sääntöpohjainen automaatio ei pysty käsittelemään. Perusta on silti sama: selkeä prosessi, laadukas tieto ja nimetty omistaja.