Mikä on Source-to-Pay-prosessi
Source-to-Pay (S2P) on päästä päähän -prosessi, joka alkaa hankintatarpeen tunnistamisesta ja päättyy toimittajan maksamiseen. Se kattaa sekä strategisen hankinnan, kuten kilpailutuksen ja sopimukset, että operatiivisen ostamisen ja laskujen käsittelyn.
Procure-to-Pay (P2P) eli osto-maksu-prosessi on Source-to-Payn operatiivinen osa: tilauksesta vastaanottoon ja laskun maksuun. Source-to-Pay lisää alkuun toimittajien valinnan ja sopimushallinnan.
Source-to-Pay-prosessin vaiheet
Tyypillinen Source-to-Pay-prosessi etenee näin:
- Tarpeen tunnistaminen ja hankintastrategia.
- Toimittajien kilpailutus ja valinta.
- Sopimuksen laatiminen ja sopimushallinta.
- Ostotilaus sovitulta toimittajalta sovituin ehdoin.
- Vastaanotto ja tarkastus.
- Laskun käsittely, täsmäytys tilaukseen ja vastaanottoon sekä maksu.
Missä Source-to-Pay tyypillisesti vuotaa
- Ostot tehdään sopimusten ohi, koska sovitun toimittajan käyttäminen on hankalampaa kuin tilaaminen suoraan.
- Laskuja ei voi täsmäyttää automaattisesti, koska tilaus puuttuu tai sen tiedot ovat puutteelliset.
- Hyväksyntäketjut ovat pitkiä ja epäselviä, joten laskut odottavat ja kassa-alennukset menetetään.
- Toimittajatiedot ovat hajallaan, eikä kokonaiskulutusta toimittajittain näe luotettavasti.
Miten kehitämme Source-to-Pay-prosessia
Selvitämme, miten ostaminen todella tapahtuu: missä ostot kiertävät sopimukset, missä laskut jumittuvat ja kuka hyväksyy mitä. Prosessilouhinta ostotilaus- ja laskudatasta näyttää usein nopeasti suurimmat viiveet.
Sen jälkeen yksinkertaistamme hyväksyntärajat, sovimme toimittajatietojen omistajuuden ja teemme sopimuksen mukaisesta ostamisesta helpointa tapaa toimia. Toimintamalli toimii pohjana myös hankintajärjestelmän tai ERP:n valinnalle.
Source-to-Pay-prosessin mittarit
| Mittari | Mitä se kertoo |
|---|---|
| Sopimuksen mukaiset ostot | Kuinka suuri osa kulutuksesta menee sovituille toimittajille sovituin ehdoin. |
| Tilaukseen perustuvat laskut | Kuinka suuri osa laskuista voidaan täsmäyttää automaattisesti. |
| Laskun käsittelyaika | Kuinka kauan laskun saapumisesta kestää sen hyväksyntään ja maksuun. |
| Ajallaan maksetut laskut | Toimittajasuhteen ja kassa-alennusten hyödyntämisen mittari. |