S&OP-prosessi: myynnin ja toiminnan suunnittelu

S&OP (Sales and Operations Planning) eli myynnin ja toiminnan suunnittelu on kuukausittain toistuva johtamisprosessi. Siinä kysyntäennuste, toimituskyky ja taloudelliset tavoitteet sovitetaan yhdeksi suunnitelmaksi, jonka mukaan koko organisaatio toimii.

S&OP ei ole suunnittelujärjestelmä vaan päätöksentekoprosessi. Järjestelmä auttaa laskemaan vaihtoehtoja, mutta ihmiset päättävät, mitä ristiriidoille tehdään.

Tyypillinen S&OP-kuukausisykli etenee viidessä vaiheessa:

• Datan valmistelu: toteumat ja lähtötiedot päivitetään.
• Kysynnän suunnittelu: myynti ja markkinointi sopivat kysyntäennusteen.
• Tarjonnan suunnittelu: tuotanto ja hankinta arvioivat, pystytäänkö ennuste toimittamaan.
• Täsmäytys (pre-S&OP): ristiriidat ja vaihtoehdot valmistellaan päätettäviksi.
• Johdon S&OP-kokous: johto tekee päätökset ja hyväksyy yhden suunnitelman.

• Kokouksessa katsotaan mennyttä kuukautta eikä tehdä päätöksiä tulevasta.
• Myynnillä, tuotannolla ja taloudella on kullakin oma ennusteensa, eikä yhtä lukua sovita.
• Päätösoikeudet ovat epäselviä, joten ristiriidat siirtyvät seuraavaan kuukauteen.
• Valmistelu tehdään taulukoissa käsin, ja se vie niin paljon aikaa, ettei analyysiin jää aikaa.

Aloitamme päätöksistä, emme raporteista: mitä johdon pitää päättää joka kuukausi ja mitä tietoa se siihen tarvitsee. Sen perusteella rakennamme kuukausisyklin, roolit, päätösoikeudet ja kokousrakenteen.

Sovimme yhden ennusteen periaatteen, poikkeamien käsittelyn ja mittarit, joilla prosessin toimivuutta seurataan. Kun toimintamalli on selvä, suunnittelujärjestelmä voidaan valita tukemaan sitä.

IBP (Integrated Business Planning) laajentaa S&OP:n kattamaan koko liiketoimintasuunnittelun: strategian, portfolion ja taloudellisen suunnittelun. Monessa organisaatiossa kannattaa ensin saada perus-S&OP toimimaan, koska IBP rakentuu samojen päätöskäytäntöjen varaan.