Mitä lean-johtaminen tarkoittaa
Lean-johtaminen on tapa johtaa, jossa esihenkilö keskittyy työn virtaukseen eikä yksittäisten ihmisten kiireeseen. Tavoite on, että asiakkaan asia etenee ilman turhaa odottamista ja uudelleentyötä.
Perinteinen johtaminen kysyy, onko jokainen tehokas. Lean-johtaminen kysyy, etenevätkö asiat. Ero on suuri: organisaatio voi olla täynnä kiireisiä ihmisiä ja silti toimittaa hitaasti, koska työ seisoo jonoissa vaiheiden välissä.
Miksi tehtaan mallit eivät siirry sellaisenaan toimistoon
Tehtaalla varasto näkyy lattialla. Asiantuntijatyössä keskeneräinen työ on sähköpostissa, tiketeissä ja ihmisten päässä. Siksi lean-johtaminen alkaa toimistossa työn näkyväksi tekemisestä.
Toinen ero on vaihtelu. Asiantuntijatyössä jokainen tapaus on hieman erilainen, joten standardi tarkoittaa yhteisiä pelisääntöjä ja valmiuskriteerejä, ei sekunnilleen määriteltyä työvaihetta.
Esihenkilön viisi tehtävää
Lean-johtamisessa esihenkilön työ painottuu näihin:
- Tee työ näkyväksi. Yhteinen työjono näyttää, mitä on kesken, missä se odottaa ja kuka vie sitä eteenpäin.
- Rajaa keskeneräistä työtä. Kun kesken on vähemmän, asiat valmistuvat nopeammin.
- Ratkaise ongelmat siellä, missä työ tehdään. Lyhyt päivittäinen tai viikoittainen läpikäynti keskittyy pysähtyneisiin asioihin, ei raportointiin.
- Selkeytä vastuut ja päätösoikeudet. Suuri osa odottamisesta johtuu siitä, ettei kukaan tiedä, kuka saa päättää.
- Varaa aikaa parantamiselle. Ilman suojattua aikaa kehittäminen häviää aina arjen kiireelle.
Virheet ovat tietoa, eivät syy rangaista
Lean-johtamisen ydin on psykologinen turvallisuus. Jos ongelman esiin nostaminen johtaa syyllisen etsimiseen, ongelmat piilotetaan, ja prosessi ei koskaan parane.
Hyvä esihenkilö kiittää siitä, että ongelma tuotiin näkyviin, ja kysyy, mikä prosessissa salli virheen. Kysymys "kuka teki" korvautuu kysymyksellä "miksi tämä oli mahdollista".
Mistä aloittaa
Valitse yksi tiimi ja yksi asiakkaalle näkyvä prosessi. Mittaa läpimenoaika, ota käyttöön yhteinen työjono ja pidä viikoittain vartin mittainen läpikäynti pysähtyneistä asioista. Kuukauden jälkeen katsokaa yhdessä, mikä muuttui ja mikä jumittaa edelleen.